Пошта на власному домені: налаштувати за 15 хвилин

Коротка відповідь

Скринька на власному домені створюється в DirectAdmin за дві хвилини. Решта з чверті години піде на DNS-записи і підключення телефона. Порядок такий:

• створіть адресу в DirectAdmin → Email Manager → Email Accounts;
• переконайтеся, що в DNS домену є MX, SPF і DKIM, і додайте DMARC - його панель сама не створює;
• у поштовому клієнті вкажіть IMAP на порту 993 і SMTP на 465, а логіном - повну адресу;
• надішліть тестовий лист на Gmail і подивіться в заголовках, що SPF, DKIM і DMARC отримали PASS.

Пошта на домені є в усіх тарифах. Кількість скриньок залежить від плану: на Старті їх 15, на Pro - без ліміту.

Крок 0. Що має бути готово до початку

Перш ніж створювати скриньку, перевірте дві речі. Без них пошта формально запрацює, але листи до вас не дійдуть.

• Домен доданий в акаунт DirectAdmin. Основний домен тарифу додається під час замовлення, додаткові - у Domain Setup. Адреса панелі і пароль приходять у листі після оплати.
• Ви знаєте, де живе DNS-зона домену. Від цього залежить Крок 2. Якщо NS домену - ns1.hosturm.com і ns2.hosturm.com, записи для пошти вже створені автоматично. Якщо домен у Cloudflare чи на NS реєстратора, записи доведеться перенести руками. Як перевірити і перемкнути NS, розписано в статті як спрямувати домен на хостинг.

Окремий випадок - якщо зараз пошта домену працює в Google Workspace чи Microsoft 365. Тоді не міняйте MX, поки не вирішите, де пошта житиме далі. Інакше нові листи почнуть приходити на сервер хостингу, а стара скринька замовкне.

Крок 1. Створити скриньку в DirectAdmin

1. Увійдіть у DirectAdmin і відкрийте Email Manager → Email Accounts.
2. Якщо доменів в акаунті кілька - оберіть потрібний у випадному списку вгорі.
3. Натисніть Create Account і впишіть ім'я до знака @: info, sales, olena.
4. Згенеруйте пароль кнопкою в полі - мінімум 12 символів. Саме слабкі паролі скриньок найчастіше підбирають боти, а не паролі від сайту.
5. Задайте квоту - скільки місця може зайняти ця скринька. Для офісної скриньки розумно 1-2 GB.
6. Поле Send Limit лишіть як є і збережіть.

Про квоту - важливий момент, який часто пропускають. Листи лежать на тому ж NVMe-диску, що й сайт. На Старті весь акаунт має 10 GB. П'ять скриньок, у які роками падають вкладення, легко з'їдять половину, і тоді сайт упреться в ліміт диска. Квота на кожну скриньку захищає від цього.

Ліміти відправки на сервері такі: не більше 200 листів на добу з однієї скриньки і 1000 на весь акаунт. Для листування, заявок із форм і рахунків цього з запасом. Для розсилки на базу клієнтів - ні, і про це нижче.

Крок 2. Перевірити DNS-записи для пошти

Щоб пошта працювала, у зоні домену потрібні п'ять записів:

Якщо NS домену вказують на Hosturm

A, MX, SPF і DKIM DirectAdmin створює сам, щойно домен додано в акаунт. Відкрийте DNS Management і просто переконайтеся, що записи на місці. DMARC панель не додає - це наступний крок.

Якщо DNS у Cloudflare або в реєстратора

Тут усі п'ять записів треба створити вручну там, де керується зона. Значення беріть з DirectAdmin. Ключ DKIM лежить у DNS Management того ж домену: знайдіть рядок x._domainkey і скопіюйте його повністю. Ключ довгий, і обрізаний на півдорозі DKIM - найчастіша причина того, що підпис «не проходить».

У Cloudflare запис mail має бути з сірою хмаркою (DNS only). Помаранчева проксіює тільки веб-трафік, тому IMAP і SMTP через неї не підключаться. Детальніше про це - у статті Cloudflare перед сайтом: коли допомагає, а коли ламає.

Крок 3. Додати DMARC

SPF і DKIM доводять, що лист відправив ваш сервер. DMARC каже Gmail, Outlook і ukr.net, як бути з листами, які цю перевірку не пройшли, - наприклад, із тими, що шахраї розсилають від імені вашого домену. З 2024 року Gmail вимагає DMARC від відправників масових листів, і без нього навіть звичайні листи частіше потрапляють у «Промоакції» чи спам.

Додайте TXT-запис з ім'ям _dmarc. Почніть із м'якої політики:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@вашдомен

p=none нічого не блокує, а тільки надсилає звіти на вказану адресу. Через 2-3 тижні подивіться звіти. Якщо в них немає ваших легітимних відправників, які не пройшли перевірку (CRM, сервіс розсилок, бухгалтерська програма), міняйте на p=quarantine. Сторонні сервіси, що шлють листи від вашого домену, треба спершу вписати в SPF, інакше quarantine відправить у спам і їхні листи.

Крок 4. Підключити телефон і поштову програму

Outlook, Thunderbird, Apple Mail, Gmail на Android - налаштування скрізь однакові. Логін - повна адреса (info@вашдомен), пароль - той, що задали в Кроці 1.

Порти 143 і 110 без шифрування сервер теж приймає, але вмикати їх не варто: пароль тоді йде мережею відкритим текстом.

Яку адресу сервера вписати

Логічний варіант - mail.вашдомен. Він спрацює, якщо в DirectAdmin випущено SSL-сертифікат, що покриває піддомен mail. Якщо програма лається на сертифікат, не натискайте «Все одно продовжити». Замість цього впишіть ім'я сервера з листа про замовлення: для нього сертифікат дійсний завжди. Пошта від цього не зміниться - це той самий сервер під іншим ім'ям.

IMAP чи POP3

Якщо пошту читають хоча б на двох пристроях, беріть IMAP. POP3 за замовчуванням забирає листи з сервера, і тоді на телефоні ви не побачите того, що вже скачав ноутбук.

Крок 5. Вебпошта, коли під рукою немає програми

У браузері пошта відкривається в Roundcube: у DirectAdmin є кнопка Webmail, або відкрийте напряму https://mail.hosturm.com/roundcube/ і увійдіть під повною адресою скриньки. Там же в налаштуваннях можна поставити автовідповідь на час відпустки і фільтри, які розкладають листи по теках.

Вхідні листи на сервері перевіряє SpamAssassin. Якщо він пропускає забагато сміття чи, навпаки, ховає потрібне, поріг змінюється в DirectAdmin у розділі SpamAssassin Setup.

Крок 6. Перевірити, що листи не йдуть у спам

1. Надішліть лист зі своєї нової скриньки на будь-яку адресу Gmail.
2. Відкрийте його в Gmail → три крапки → «Показати оригінал».
3. Угорі мають стояти три рядки: SPF: PASS, DKIM: PASS, DMARC: PASS.

Якщо хоча б один не PASS, поверніться до Кроку 2: запис або відсутній, або в ньому помилка. Після виправлення зачекайте, поки оновиться DNS. Зазвичай це від 15 хвилин до години.

Листи потрапляють у спам: що перевірити

Якщо всі три PASS, а листи все одно у спамі, проблема вже не в DNS. Найчастіші причини, від найчастішої:

• Форма на сайті шле листи від адреси відвідувача. Плагін підставляє в поле From [email protected], і Gmail справедливо вважає це підробкою. Відправник має бути з вашого домену, а адресу клієнта ставте в Reply-To.
• Лист складається з одного посилання чи картинки. Спам-фільтри оцінюють і зміст: порожній лист із посиланням на Google Drive виглядає як фішинг.
• Ви робите розсилку з робочої скриньки. Сотня однакових листів за годину - вже розсилка, і для неї потрібен окремий сервіс з відпискою. Ліміт 200 листів на добу існує саме для того, щоб чужа розсилка не зіпсувала репутацію сервера, з якого пишете ви.
• Пароль скриньки вкрали. Якщо скринька раптом почала слати сотні листів, сервер зупинить відправку автоматично. Ознака - листи перестали йти, а у «Відправлених» їх немає. Змініть пароль і напишіть у підтримку в Telegram, щоб зняли блокування.

Коли пошту краще тримати не на хостингу

Пошта на хостингу закриває потреби невеликого бізнесу: 3-15 скриньок, листування з клієнтами, заявки з сайту. Але в неї є межі, і краще знати їх до того, як на неї переїде весь офіс:

• немає спільних календарів, контактів і документів, як у Google Workspace чи Microsoft 365;
• місце ділиться з сайтом - скринька на 30 GB вкладень не влізе ні в Старт, ні в Оптимал;
• масові розсилки не для неї - див. вище.

Скільки скриньок дає кожен план (ціни при оплаті за рік):

При помісячній оплаті Старт коштує 479 грн/міс. Решту лімітів кожного плану дивіться на сторінці тарифів хостингу і в таблиці на головній.

Якщо щось не працює

• Листи до вас не приходять. Перевірте MX: nslookup -type=mx вашдомен має показати mail.вашдомен. Якщо показує Google чи старий хостинг, MX не оновлено.
• Програма не приймає пароль. Логін - повна адреса, а не тільки частина до @. Не пробуйте вдесяте: після 5 невдалих входів на SMTP або 10 на IMAP фаєрвол блокує ваш IP, і саме блокування не зникає. Якщо з офісу раптом зникли і пошта, і сайт - це воно, надішліть у підтримку свою IP-адресу.
• Відправка висить або падає з таймаутом. Змініть порт 465 на 587 зі STARTTLS - деякі офісні мережі і мобільні оператори ріжуть 465.
• Попередження про сертифікат. Впишіть ім'я сервера з листа про замовлення замість mail.вашдомен.
• DKIM: FAIL у Gmail. Ключ у DNS обрізаний або з пробілами. Скопіюйте ще раз з DNS Management в DirectAdmin цілим рядком.

Якщо пройшли список, а пошта не працює, напишіть у Telegram-підтримку: адресу скриньки і текст помилки або скриншот. По логах поштового сервера видно, на якому кроці зупиняється лист - приймання, перевірка підпису чи доставка отримувачу.

Підсумок

Пошта на власному домені - це одна скринька в DirectAdmin, п'ять записів у DNS і чотири поля в поштовій програмі. Найчастіше ламається не сервер, а DNS: забутий DMARC, обрізаний DKIM або проксійований Cloudflare-запис mail. Перевірка в «Показати оригінал» займає хвилину і відповідає на питання «чому я у спамі» точніше за будь-яку інструкцію.